Microsoft Dynamics CRM

S novým Microsoft CRM 2011 sice pracujeme již téměř rok (počítám-li do toho i verze ještě před "betou"), ale teprve nyní máme k dispozici informace o licencování této verze. Došlo k několika významným změnám, které mění dosavadní způsob licencování. Jak už to tak bývá, něco zákazníky potěší, něco asi ne. Předesílám, že tento popis platí pro tzv. "On-premise" verzi, tedy pro nákup licencí, nikoliv pro hostované verze.

Již se nerozlišuje Professional Server a Enterprise Server

Ano, tyto dvě položky už v ceníku nenajdete. Místo toho se objevila jediná položka, Microsoft Dynamics CRM 2011 Server Standard. Prakticky přináší nově možnost nasazení více organizací, tedy vlastnost tzv. multi-tenant nasazení. Tuto vlastnost může využít nejenom holdingová skupina firem ale i menší firma, pokud chce např. oddělit testovací a provozní systém. Ta horší strana této informace je ale to, že dochází k významnému zdražení této položky - více než o 100 %.

Licence na uživatele nebo na zařízení zůstává

Běžná plná uživatelská licence (User CAL) zůstává stejná jako dříve. Připomeňme si, že uživatelskou licenci potřebuje každý interní uživatel, který přistupuje k CRM prostřednictvím rozhraní CRM klienta v internetovém prohlížeči Internet Explorer nebo v Outlooku. Licence na zařízení - Device CAL - je specielní možností jak výhodněji olicencovat uživatele v takovém scénáři, kdy se více uživatelů střídá na 1 fyzickém zařízení (počítači). Může jít např. o vícesměnné provozy, call-centra, dispečinky apod. 

Limited CAL - omezená licence, nikoliv pro omezené uživatele

Druhou variantou uživatelské licence je "Limited CAL" - omezená licence pouze pro čtení plus možnost zápisu do omezené množiny entit. Uživatelé s touto licencí mohou vytvářet Zájemce, Obchodní vztahy, Kontakty, Případy a Aktivity. Může se tedy jednat o zaměstnance firmy mimo vlastní běžné pozice oddělení Marketing, Prodej a Servis - např. o management, sekretariát, ekonomické oddělení apod. Tato licence dále umožňuje uživatelům vkládat informace i do dalších uživatelsky vytvářených entit, ale nikoliv v CRM klientovi ale pouze prostřednictvím intranetového portálu  - specifického API (programového rozhraní). Tato vlastnost je zcela nová.

ESS CAL - licence pro zaměstnaneckou samoobsluhu (Employee Self-Service)

Tento úplně nový typ přístupové licence umožňuje interním zaměstnancům přístup do CRM prostřednictvím intranetového portálu, tedy bez možnosti práce v nativním CRM rozhraní. Je to jakási obdoba využití CRM externími subjekty, které již dříve mohly pracovat s daty v CRM systému prostřednictvím webového portálu, zalicencovaného CRM External Connectorem. Může existovat celá velká skupina zaměstnanců, kteří by chtěli z CRM čerpat určité specifické informace nebo do něj omezené množstív informací vkládat. Často se přitom využívá CRM jako platforma pro vývoj dalších podnikových aplikací, jako např. výkazy práce, evidence návštěv, interní helpdesk apod. Přístup je opět omezen na entity Zájemci, Obchodní vztahy, Kontakty, Případy, Aktivity a všechny uživatelské entity.

Jak Limited CAL, tak ESS CAL jsou k dispozici pro uživatele i pro zařízení.

External Connector

Beze změny zůstala i licence pro externí uživatele (zákazníky, partnery, ...), kteří mohou k vybraným entitám CRM systému přistupovat prostřednictím webového portálu. Přístup takto zalicencovaných externích uživatelů je možný opět ke stejné, výše uvedené množině entit:  Zájemci Obchodní vztahy, Kontakty, Případy, Aktivity a všechny uživatelské entity.

Od minulého týdne, konkrétně od 16. února 2011, jsou instalační programy Microsoft CRM 2011 ke stažení pro každého zájemce. O den později byla zahájena možnost partnerského hostingu nové verze. "Power Of Choice", svobodná možnost výběru způsobu provozování CRM řešení, se tak pro verzi 2011 stává realitou.

Při stahování instalačních programů CRM řešení si všimněte, že jsou k dispozici trial klíče jednak pro 5uživatelskou verzi Workgroup Server 2011 a jednak prostě pro Microsoft Dynamics CRM Server 2011 bez uvedení edice (již nebudou rozlišovány edice Professional a Enterprise). To je jedna z novinek licencování, která mění dosavadní pravidla. Úplný přehled licencování bude předmětem samostatného příspěvku po jeho zveřejnění - během několika týdnů.

Další příjemnou novinkou v Microsoft Dynamics CRM 2011 je tzv. „Podokno Seznámení“ v originále „Get Started Pane”. Jedná se o panel, který je umístěn nahoře nad záznamy v hlavní části okna a poskytuje uživateli podporu. Obsah podokna se mění dle typu entity, se kterou uživatel zrovna pracuje, nabízí nápovědu – formou bublin při najetí nad odkazy a vyskakovacími okny – a rychlé spuštění některých funkcí. Všechny texty jsou výborně lokalizovány, anglická jsou pouze videa, doplněná českými přepisy textu. Podokno může uživatel schovat anebo může být globálně zakázáno pro všechny uživatele.

Velmi příjemné je, že obsah okna může být customizován – upraven na míru – podle potřeb každé organizace. Může se jednat o upravený obsah stávajícího okna – rychlé odkazy na jiné funkce a také vylepšená nápověda s ohledem na firemní procesy v dané společnosti. Podokno může být vytvořeno i zcela od nuly – jak jinak než jako webová stránka. K úpravě obsahu okna je sice potřeba dobrá znalost programování a rozšiřování funkcionality CRM, ale s pomocí implementačního partnera může být Podokno Seznámení snadnou cestou, jak rychle dostat do CRM nové informace a funkce. Customizace by měla být možná i u hostingové varianty - CRM 2011 Online.

Zeptal jsem se kolegů, jaké nové funkce Microsoft Dynamics CRM 2011 se jim líbí. Aby se jim snáze odpovídalo, začal jsem sám. O čem tedy v příspěvku mluvíme? O online grafech, logování změn, individuálních formulářích pro různé role, o pruhu nástrojů (ribbon), o nových interaktivních dialozích a také znovu o importech dat. Ale raději se podívejte... 

Omluvte prosím zhoršenou kvalitu videa. 

Kolega Honza vám v nedávném článku předvedl, jak snadno a rychle lze provádět import dat v novém CRM 2011. Příjemným zjištěním pro mě bylo, že to jde ještě rychleji! Je tu další možnost, která nezrychluje postup z předchozí verze Microsoft Dynamics CRM, ale používá úplně nový přístup. Pojďme se na ni podívat.

Všechny běžné entity mají ve své nabídce položku Importovat data. Pokud ji neotevřeme, ale rozbalíme kliknutím na spodní část s šipečkou, uvidíme kromě dialogu pro import také možnost „Stáhnout šablonu pro import“. Šablona, to zní příjemně – měla by zabránit nutnosti jakéhokoliv párování sloupců – a tak to také je.

Šablona se nám uloží jako soubor formátu XML. Tento soubor potřebujeme otevřít v Excelu. Formát .xml má však mnoho uplatnění a je velmi rozšířený, je tedy pravděpodobné, že se vám bude automaticky otevírat v jiném programu. Způsobů, jak otevřít soubor v programu, ke kterému není defaultně asociován, je mnoho. Pro jednoduchost zmiňme třeba otevření samotného Excelu a následné přetažení .xml souboru z jeho složky do okna Excelu.

Excel nám otevře tabulku s jedním listem. Tabulka má zvýrazněné záhlaví, ve kterém jsou uvedeny názvy všech polí (atributů) dané entity. V mém případě se jedná o Produkt. Povinná pole jsou tučně zvýrazněná. V tomto případě – u produktů – je jich výjimečně mnoho. Při umístění kurzoru do některého ze sloupců se nám v bublině ještě ukáže, co by si CRM v daném sloupci přibližně představovalo (není nutné informace dohledávat nebo odhadovat).

Na dalším obrázku vidíte doplněné produkty. Použil jsem některé národnostní domény, které chci brzo použít jako příklad při propagaci anglické verze našeho Add-Onu Rychlá nabídka. Při plnění tabulky lze samozřejmě využít všech funkcí a komfortu, který Excel nabízí. Bez ostychu jsem vymazal sloupce, které jsem nevyplňoval, aby mi zbytečně nepřekážely. CRM si s tím bez problémů poradilo. Stejné – zcela bez problémů – to bylo i s importem propojených polí (v tomto případě Předmět, Skupina jednotek, Výchozí jednotka). Soubor pak stačí obyčejně Uložit (není nutné nic vybírat ze seznamu). Hlášku s varováním o kompatibilitě potvrdíme.

Když máme data připravená, můžeme se pustit do samotného importu. Spustíme dialog pro import z horní nabídky CRM. V prvním kroku vybereme náš soubor. Ve druhém kroku jsme informování, že CRM poznalo náš soubor a vše bude správně namapováno. Ve třetím kroku se ještě můžeme rozhodnout, jestli povolíme duplicity a můžeme vybrat jako vlastníka importovaných záznamů jiného uživatele než aktuálního. Pak už to běží.

Jak jsme zvyklí z dřívějška, CRM si vezme trochu času na rozdýchání a import pustí asynchronně na pozadí. Výsledky můžeme sledovat na Pracovní ploše v zobrazení Importy.

Importovat se nepovedlo jen jednu položku – protože v CRM byla již před tím – výborný výsledek.
 

Popsaný postup byl zcela bez problémů při použití Excelu 2007. Excel 2010 ale zlobí a hlásí, že je soubor poškozen. Ve skutečnosti se jedná o bezpečnostní opatření, kterému se lze vyhnout nastavením v Excelu (Soubor/Možnosti/Centrum zabezpečení/Nastavení  Centra zabezpečení/Chráněné zobrazení – Povolit chráněné zobrazení pro soubory pocházející z Internetu) – podrobněji v angličtině. Samozřejmostí je dostupnost popsaného řešení i v CRM Online.

Jako integrátor CRM řešení od Microsoftu se s importem často setkáváme, když pomáháme zákazníkům Microsoft CRM nasazovat. Jeho zjednodušení nám samozřejmě urychluje práci, ale také více zpřístupňuje tuto možnost okruhu běžných uživatelů. Zdá se, že to Microsoft se svým sloganem pro CRM 2011 „The Power of Productivity“ myslí opravdu vážně :-).