Kolega Honza vám v nedávném článku předvedl, jak snadno a rychle lze provádět import dat v novém CRM 2011. Příjemným zjištěním pro mě bylo, že to jde ještě rychleji! Je tu další možnost, která nezrychluje postup z předchozí verze Microsoft Dynamics CRM, ale používá úplně nový přístup. Pojďme se na ni podívat.
Všechny běžné entity mají ve své nabídce položku Importovat data. Pokud ji neotevřeme, ale rozbalíme kliknutím na spodní část s šipečkou, uvidíme kromě dialogu pro import také možnost „Stáhnout šablonu pro import“. Šablona, to zní příjemně – měla by zabránit nutnosti jakéhokoliv párování sloupců – a tak to také je.
Šablona se nám uloží jako soubor formátu XML. Tento soubor potřebujeme otevřít v Excelu. Formát .xml má však mnoho uplatnění a je velmi rozšířený, je tedy pravděpodobné, že se vám bude automaticky otevírat v jiném programu. Způsobů, jak otevřít soubor v programu, ke kterému není defaultně asociován, je mnoho. Pro jednoduchost zmiňme třeba otevření samotného Excelu a následné přetažení .xml souboru z jeho složky do okna Excelu.
Excel nám otevře tabulku s jedním listem. Tabulka má zvýrazněné záhlaví, ve kterém jsou uvedeny názvy všech polí (atributů) dané entity. V mém případě se jedná o Produkt. Povinná pole jsou tučně zvýrazněná. V tomto případě – u produktů – je jich výjimečně mnoho. Při umístění kurzoru do některého ze sloupců se nám v bublině ještě ukáže, co by si CRM v daném sloupci přibližně představovalo (není nutné informace dohledávat nebo odhadovat).
Na dalším obrázku vidíte doplněné produkty. Použil jsem některé národnostní domény, které chci brzo použít jako příklad při propagaci anglické verze našeho Add-Onu Rychlá nabídka. Při plnění tabulky lze samozřejmě využít všech funkcí a komfortu, který Excel nabízí. Bez ostychu jsem vymazal sloupce, které jsem nevyplňoval, aby mi zbytečně nepřekážely. CRM si s tím bez problémů poradilo. Stejné – zcela bez problémů – to bylo i s importem propojených polí (v tomto případě Předmět, Skupina jednotek, Výchozí jednotka). Soubor pak stačí obyčejně Uložit (není nutné nic vybírat ze seznamu). Hlášku s varováním o kompatibilitě potvrdíme.
Když máme data připravená, můžeme se pustit do samotného importu. Spustíme dialog pro import z horní nabídky CRM. V prvním kroku vybereme náš soubor. Ve druhém kroku jsme informování, že CRM poznalo náš soubor a vše bude správně namapováno. Ve třetím kroku se ještě můžeme rozhodnout, jestli povolíme duplicity a můžeme vybrat jako vlastníka importovaných záznamů jiného uživatele než aktuálního. Pak už to běží.
Jak jsme zvyklí z dřívějška, CRM si vezme trochu času na rozdýchání a import pustí asynchronně na pozadí. Výsledky můžeme sledovat na Pracovní ploše v zobrazení Importy.
Importovat se nepovedlo jen jednu položku – protože v CRM byla již před tím – výborný výsledek.
Popsaný postup byl zcela bez problémů při použití Excelu 2007. Excel 2010 ale zlobí a hlásí, že je soubor poškozen. Ve skutečnosti se jedná o bezpečnostní opatření, kterému se lze vyhnout nastavením v Excelu (Soubor/Možnosti/Centrum zabezpečení/Nastavení Centra zabezpečení/Chráněné zobrazení – Povolit chráněné zobrazení pro soubory pocházející z Internetu) – podrobněji v angličtině. Samozřejmostí je dostupnost popsaného řešení i v CRM Online.
Jako integrátor CRM řešení od Microsoftu se s importem často setkáváme, když pomáháme zákazníkům Microsoft CRM nasazovat. Jeho zjednodušení nám samozřejmě urychluje práci, ale také více zpřístupňuje tuto možnost okruhu běžných uživatelů. Zdá se, že to Microsoft se svým sloganem pro CRM 2011 „The Power of Productivity“ myslí opravdu vážně :-).