Po delší odmlce bychom se s vámi chtěli podělit o zkušenosti z první zkoušky ohněm při příležitosti implementace Microsoft Dynamics CRM 2011 Online.
Jeden z našich zákazníků, který dosud setrvával na historické verzi CRM 3.0, využil nabídku Microsoftu k výhodnému modelovému přechodu na verzi CRM 2011 Online, která je hostována přímo v datacentrech Microsoftu. Šlo tedy o nepříliš jednoduchou výchozí situaci, kdy bylo nutné přenést drtivou většinu dat ležících uvnitř firmy do cloudového prostředí. Aby to bylo ještě složitější, jednalo se o přechod, kdy se přeskakuje celá jedna verze produktu.
Po zevrubné analýze bylo rozhodnuto, že data budou do CRM 2011 importována dvěma cestami:
1. Jednoduché záznamy typu Obchodní vztah, Kontakt budou ze CRM 3.0 exportovány do Excelu a naimportovány pomocí standardního průvodce Import dat.
2. Složitější záznamy s vazbami (Aktivity) budou vyexportovány přímo z databáze SQL serveru a naimportovány programově.
Jako programátorovi mi logicky připadl bod 2). Velký údiv jsme neskrývali hned v počátečních fázích seznamování se s CRM 2011, kdy celé programové rozhraník CRM doznalo značných změn. Vzkaz od MS, který jsme mezi řádky četli, nebyl pro nás příliš radostný: "Zapomeňte 90 procent věcí, které platily ve verzi 4, teď je vše jinak". Zkrátka, podobně, jako se změnilo pro uživatele grafické rozhraní, pro programátora se změnilo to, co do nynějška používal. Nelze opomenout také fakt, že Microsoft Dynamics CRM 2011 Online je stále ve fázi „beta“ a některé funkcionality tohoto řešení budou do okamžiku uvolnění na trh ještě přidány nebo změněny. Jednou z nejpodstatnějších funkcí pro nás programátory bude teprve oznámené uvolnění webových služeb pro integrační moduly.
Cesta k úspěšnému dokončení migrace dat byla poměrně trnitá, nejen kvůli velkému objemu dat (celkem přes 200 000 převáděných záznamů aktivit). Nakonec se ale vše povedlo. Rád bych teď upozornil na některé zajímavé body řešení.
Export aktivit a jejich import do nové entity
Náš zákazník požadoval převod emailů, úkolů, telefonátů a schůzek z původního prostředí CRM 3.0 do nového prostředí CRM 2011 Online. A to nejenom rozpracovaných, ale současně i historických.
Kompromisním řešením mezi pracností a rychlostí převodu byl postup, kdy všechny uvedené aktivity byly naimportovány do jedné uživatelsky vytvořené entity „Historie aktivit“. Byl vytvořen speciální program, který přenesl přes 200 000 záznamů z lokálního disku do cloudového prostředí. Pro představu – jeden z převedených e-mailů je vidět na následujícím obrázku detailu.
Případné přílohy e-mailů jsou ukládány jako poznámky.
Zprovoznění e-mail routeru na verzi CRM 2011 Online
Pokud se budete hlouběji zabývat konkrétní implementací CRM 2011 Online a znáte přitom možnosti zpracování e-mailů ve verzi 4.0, dříve či později vás napadne otázka: „A co e-maily? Zbývá mi jen možnost propojení pouze přes Outlook?“.
Odpověď je možná pro někoho překvapivá. E-mail router lze klidně nakonfigurovat i tady, přestože CRM leží v cloudu a k serveru nemáte fyzický přístup. Musíte ale počítat s tím, že router musí být nasazen v prostředí zákazníka. Podporovaným systémem je však i Windows 7, takže to skutečně může být kterákoliv pracovní stanice, která má přístup k internetu a která by měla pokud možno běžet nepřetržitě. Třešničkou na dortu je skutečnost, že pro tuto verzi routeru není problém propojit CRM 5 s cloudovým Exchangem (např. v rámci hostované služby BPOS).
V našem případě byl důvodem ke zprovoznění routeru především fakt, že bylo nutné směrovat e-mailovou komunikaci vybraných schránek do front CRM. O úspěchu svědčí následující obrázek.
Zprovoznění odkazů na rejstříkové informace
Do nové verze Microsoft CRM jsme zákazníkovi přidali drobnou, ale užitečnou „vychytávku“, a to odkazy na ověření firmy v nejrůznějších veřejně dostupných rejstřících. V našem případě dojde ihned po vyplnění IČ firmy k zobrazení odkazů, přes které se dostaneme přímo na kýžený záznam v daném rejstříku.
