V dnešním příspěvku bych se rád alespoň ve zkratce věnoval workflow pravidlům (v české verzi se setkáte s termínem „Pracovní postup“).
Uživatel Microsoft CRM ví, že se pod tímto pojmem skrývá velmi mocná možnost nadefinovat vlastní sadu podmínek a akcí nad zvoleným typem záznamu. Akce se mohou spouštět buď ručně nebo automaticky (např. po vytvoření, či aktualizaci záznamu). Existuje celá řada typů akcí, které lze provést.
V našich předchozích příspěvcích jsme naznačili, že možnosti CRM jsou v této verzi velmi podstatným způsobem rozšířeny. Navíc, pravidla již není nutné vytvářet na serveru ve speciální aplikaci, ale vše je lehce dostupné z webového prostředí – pochopitelně, pouze pro uživatele, který vlastní dostatečná oprávnění.
Pojďme si pro ilustraci jedno takové jednoduché pravidlo představit podrobněji.
Já, jakožto vývojář, každodenně používám v našem CRM uživatelsky definovanou entitu Zakázkové úpravy. Jak její název napovídá, jsou tu vedeny jednotlivé dílčí programové úpravy, které náš tým vývojářů vytváří zákazníkům. Nejenže tu tedy máme pod každou úpravou vedenou komunikaci se zákazníkem (maily a telefonáty se zadáním úprav, dílčí změny, odsouhlasení, apod.), ale je tu pochopitelně pole Řešitel (kdo má úpravu na starost), Nadřazený projekt (kam úprava spadá), Počet hodin strávených nad realizací, apod. V neposlední řadě je důležitý příznak Důvod stavu, který označuje fázi, v jaké se konkrétní zakázková úprava nachází (např. Ve frontě, Realizuje se, Realizováno, Pozastaveno, Předáno).
Jedno z pravidel, které nad touto entitou funguje, je kontrola všech vyplněných náležitostí při označení předání zakázkové úpravy - konkrétní záznam je pak Neaktivní a jeho důvod stavu je nastaven na Předáno. Po pravidlu chceme hlídání, aby při změně stavu záznamu na Předáno byl zaručeně vyplněn Hlavní řešitel a Počet hodin. Tato pole totiž z principu nelze určit jako povinná, jelikož např. Počet hodin strávených nad realizací známe až po vytvoření úpravy. Jinými slovy, tato pole jsou povinná pouze v určitých situacích.
Pravidlo je tedy nadefinováno přibližně následujícím způsobem. Po události (=nastavení Zakázkové úpravy jako Předané) jsou zkontrolována potřebná pole. Pokud nejsou vyplněná, záznam automaticky přechází do stavu Aktivní, konkrétně Důvod stavu je Pozastavena.
Pokud tedy při uzavírání záznamu nevyplníme, co je potřeba, obsluha (minimálně šéf 
) si jistě dříve, či později všimne, že úprava měla být předaná a podívá se, co se děje – tedy pokud nepřidáme do našeho pravidla odeslání upozorňovacího mailu, že je něco v nepořádku. Z diagnostiky průběhu Pracovních postupů, která je k dispozici u každého typu záznamu, lze pak de-facto vyčíst totéž.
