Jedna z možností, jak přizpůsobit a obohatit funkcionalitu CRM je využití automatizovaných pracovních postupů - workflow procesů. Na našem blogu již jeden takový příklad najdete.
Po instalaci Microsoft CRM je pro účely workflow k dispozici určitá sada akcí (např. zaslat e-mail, založit záznam, změnit stav záznamu ...). Málokdo ale dokáže ve svých úvahách pracovat s tím, že tyto akce lze programově rozšířit. Ukážu vám jeden konkrétní případ, který vznikl na základě praktického požadavku našeho zákazníka.
Zadání bylo docela jednoduché: Je zapotřebí pracovat s datem poslední uzavřené aktivity (schůzky, telefonátu, či dopisu) u vybraného Obchodního vztahu. Toto datum má sloužit jako podklad pro další automatické naplánovaní aktivity.
Jak již bylo naznačeno, proto, aby mohl být celý proces co nejvíce pod kontrolou administrátora CRM, padlo rozhodnutí na použití workflow procesu. Hlavní nedostatek byl ale v tom, že se takto nelze dostat k datu poslední aktivity s pomocí standardních, předinstalovaných funkcí workflow. Proto jsem napsal novou funkci,tzv. custom workflow activity, která nám toto datum vrátí.
Pojďme se podívat, jak dopadla realizace.
Nová funkce workflow je nyní zaintegrována do menu akcí pracovního postupu v rámci vytvářeného kroku.
Vstupem nové workflow akce je Obchodní vztah, nad kterým "pátrání" po aktivitách provádíme. Jelikož je testovací workflow spouštěno právě nad Obchodním vztahem, dosadíme dynamickou proměnnou, která v sobě identifikátor aktuálního Obchodního vztahu nese. Nenechte se zmást slovíčkem "účet". Je to jedna z nešťastně přeložených frází CRM (koneckonců, jak se asi dá bez hlubšího kontextu přeložit právě "account" :-) )...
Jelikož jde pouze o test funkcionality, je po zavolání uvedeného custom workflow nad vybraným Obchodním vztahem vytvořena poznámka, která je přiřazena Obchodnímu vztahu a nese v sobě kýžené výsledky.
Všimněte si, že ve výsledcích je k dispozici nejen absolutní datum, ale rovnou vypočítaný počet dní od aktuálního data, dále typ aktivity a také souhrnný text, v němž jsou obsaženy především diagnostické zprávy, které mohou v případě pochyb pomoci odhalit problém.
Po zavolání tohoto jednoduchého workflow je vidět následující vygenerovaná poznámka.
V červeném rámečku je vidět ono vygenerované diagnostické hlášení, v modrém rámečku pak jsou ostatní dílčí výsledky.
Teď už je jen na fantazii úpravce systému - tvůrce workflow postupů - jakým způsobem postaví celou logiku kýženého workflow. Potřebné hodnoty, které předtím neměl, jsou mu nyní k dispozici.