Microsoft Dynamics CRM 2011 rozšiřuje oproti dřívější verzi možnosti propojování souvisejících záznamů a informací.
Klasickou formou přidružení jednoho záznamu k druhému jsou vazby (vztahy, relations). A jelikož tyto vazby vycházejí z relací mezi tabulkami v databázi, chovají se stejně i v CRM – vazba je vždy mezi pevně danými typy záznamů (entitami), lze vyžadovat nějakou referenční integritu (např. mazání podřízených záznamů při smazání nadřazeného) a nelze v jednoduché relaci držet informace o samotné relaci.
Tzv. Propojení nám umožňují spojit prakticky cokoliv s čímkoliv (rozuměj záznamy téměř všech entit) a to okamžitě bez jakéhokoliv nastavování. K vytvoření Propojení slouží velké tlačítko na Pruhu nástrojů (Ribbonu) otevřeného záznamu. Vytvořená propojení pro záznam nalezneme v sekci Propojení (nabídka vlevo). Jediné, co při vytváření potřebujeme, je vybrat v poli „Název“ nový záznam, s kterým chceme stávající záznam propojit. V otevřeném dialogovém okně „Vyhledat záznam“ vidíme, že lze zvolit záznam téměř všechny typů entit.
Další dvě pole dostupné pro Propojení jsou Lookup „Jako tato role“ a textové pole „Popis“. Popis nám umožňuje o vzniklém propojení udržovat nějaké doplňující informace v textové podobě. Role nám také umožňují držet informace o propojení, ale ve více typové formě. Propojovací role umožňují:
- Pojmenovat roli (typ) propojení a tím i osvětlit důvod samotného propojení. Např. propojení Obchodní vztahu na Kontakt může být pojmenované Zaměstnanec, Majitel, Partner, Zákazník atp.
- Nastavit typy entit, které se můžou propojení v této roli účastnit. Pro roli Zaměstnanec to např. můžou být Kontakt a Uživatel.
- Definovat odpovídající propojovací role – tj. definovat roli, která odpovídá vazbě v opačném směru. Pro Zaměstnance je to např. Zaměstnavatel. Při definici odpovídající role a nastavení nového propojení jedním směrem se automaticky doplní i název pro druhý směr.
Propojovací role se definují v Řešeních, ačkoliv není nutné je Publikovat (jsou dostupná okamžitě). S propojeními lze, ač mírně kostrbatě, pracovat i v Pohledech, případně i při přímém dotazování databáze.
Proč to vlastně používat?
V životě i v obchodu si často spojujeme nejrůznější informace mezi sebou. Většinou ani nelze dopředu stanovit, jaké ty vazby budou. Na projektu spolupracují partneři, ohrožují nás konkurenti, pomáhají lobbisté, a ještě potřebujeme zachytit, že s bratrem vlivné osoby jsme chodili na fotbal… Podobě pestrý bývá život i v dalších situacích. Všechny tyto vazby snadno zachytíme pomocí Propojení.
Souhrn
Propojení přinášejí nový způsob, jak spojovat související záznamy v CRM 2011. Pro vývojáře, úpravce ale i uživatele systému to jednak může být způsob řešení dříve neřešitelného, na druhé straně to přináší další variantu do již složitého rozhodování o nejlepším užití relací v business modelu. Osobně, jako zastánce typových řešení, která jsou přehledná a snadno spravovatelná a udržitelná, bych se používání Propojení pokud možno vyhýbal. Existují však výjimky:
- Nutnost držet v relaci doplňující informace.
- Propojení s jedním druhem entity dělit na různé typy (Kontakt obchodního vztahu: zaměstnanec, rodinný příslušník, akcionář, …)
- Propojovat záznam najednou se záznamy mnoha různých entit.
- Propojení náhodně vznikající a nesourodá.
- Případy, kdy se nevyplatí nebo ani nejde pořizovat nové relace.
Zdroje:
http://community.dynamics.com/product/crm/crmtechnical/b/crminogic/archive/2011/01/12/connections-role-in-crm-2011.aspx
http://www.resultondemand.nl/support/blog/post/New-in-CRM-2011-Connections.aspx
http://msdn.microsoft.com/en-us/library/gg328381.aspx