V dnešním pokračování malého seriálu přehledných komentovaných schémat základních procesů v Microsoft Dynamics CRM zůstanu v oblasti Servis. Zatímco v minulém článku jsem se věnoval zpracování Servisního případu, dnes se zaměřím na proaktivní oblast plánování služby u zákazníka.
Vznik požadavku
Tuto fázi snad není nutno komentovat, snad jen zmíním to, že zákazníkův požadavek nemusí být vždy prvotním impulzem k naplánování služby. Často službu potřebuje plánovat servisní organizace sama a zákazníkovi nabízí možné termíny.
Požadavek
Uživatel CRM zakládá novou Aktivitu služby. Doporučeným postupem je nejprve si otevřít záznam daného obchodního vztahu nebo příležitosti a z navigačního panelu v levé části obrazovky volit "Aktivity" a dále "Nový záznam typu Aktivita". Tak je zajištěno, že záznam aktivity bude správně propojen s nadřízenou entitou a také některá pole již budou předvyplněna.
Vyhledání zdrojů a termínů
Toto je nejdůležitější fáze popisovaného procesu. V podstatě platí, že čím více údajů předvyplníme, tím přesněji může plánovací algoritmus v CRM přiřadit dostupné a vhodné zdroje a navrhnout možné termíny provedení služby. Existuje několik drobných triků, které je účelné využít.
Na záložce "Správa" entity Obchodní vztah a Kontakt můžeme předvyplnit Předvolby služby - preferovaný čas, den v týdnu, preferovanou službu, zdroj a servisního pracovníka. Tyto údaje se pak nabízejí jako defaultní hodnoty při vlastním plánování (nabízí je Asistent formuláře vždy po umístění na dané pole) a zrychlují tak práci. Dále pokud je např. v definici služby možný výběr z více zdrojů, je možné na formulář aktivity služby předvyplnit ty údaje, které v dané chvíli již známe (např. konkréního pracovníka a auto) a nechat naplánovat zbytek systémem.
Rezervace
Plánovanou aktivitu služby ukládáme s vybraným termínem jejího poskytnutí. Ještě dochází ke kontrole dostupnosti zdrojů vůči kalendářům, jiným aktivitám apod.