V dnešním příspěvku bych rád pokračoval v rozboru možností e-mailů v Microsoft CRM. Téma e-mailů je velmi živé i obsáhlé a tak v něm chceme pokračovat, i když se e-mailů týkaly již dva předešlé příspěvky: první z února ohledně základních možností práce s e-mailovou aktivitou (ještě k verzi 3.0), druhý nedávný ohledně E-mail Routeru a nastavení způsobu odesílání/přijímání e-mailů. Dnes si všimneme především hromadných e-mailů.
Vzhledem k tomu, že existuje více možností jejich rozesílání, které navíc nemají všechny stejné vlastnosti, bude snad užitečné udělat si malou rekapitulaci. Existují 4 možnosti:
Odeslat přímý e-mail (ikonka v nástrojové liště pohledu u Zájemců, Kontaktů, Obchodních vztahů ale i u jiných entit).
Hromadná korespondence pomocí Microsoft Word (ikonka s "w" v nástrojové liště u zájemců, Kontaktů, Obchodních vztahů, Příležitostí a dalších entit). Velkou změnou do verze 4.0 je možnost ukládat wordovské šablony (pozor - jde o dokumenty uložené v XML tvaru) přímo do CRM, tedy na server a využívat je i mimo prostředí Outlook - v prohlížeči Internet Explorer.
Rychlá kampaň (průvodce vytvořením rychlé kampaně lze spustit nad již hotovým marketingovým seznamem nebo nad předem vybranou - označenou - podmnožinou zájemců, Kontaktů nebo Obchodních vztahů).
Workflow - nastaveným pracovním postupem.
Základní rozdíly mezi jednotlivými způsoby odesílání e-mailů ukazuje následující tabulka:
| |
Přímý e-mail |
Hromadná korespondence |
Rychlá kampaň |
Workflow |
| Využívá šablony |
Ano |
Ano |
Ne |
Ano |
| Možnost proměnných, personalizace e-mailu |
Ano |
Ano |
Ne |
Ano |
| Může obsahovat obrázky a hypertextové odkazy v těle zprávy |
Ano |
Ano |
Ano |
Ano |
| Dostupné entity jako zdroje dat pro e-mail |
Zájemci, Kontakty, Příležitosti, Obchodní vztahy, Nabídky, Objednávky atd. |
Zájemci, Kontakty, Obchodní vztahy, Příležitosti atd., včetně uživatelských entit |
Pouze Zájemci, Kontakty, Obchodní vztahy a marketingové seznamy |
Libovolné entity, včetně uživatelských |
| Výběr příjemců |
Vybrané záznamy v pohledu, všechny záznamy na stránce, všechny záznamy na všech stránkách. |
Vybrané záznamy v pohledu, všechny záznamy na stránce, všechny záznamy na všech stránkách. |
Vybrané záznamy v pohledu, všechny záznamy na stránce, všechny záznamy na všech stránkách. |
Pomocí manuálního pravidla lze uplatnit na max. 250 zobrazených záznamů na stránce |
| Může obsahovat přílohu mailu |
Ne |
Ne |
Ne |
Ano |
| Pracuje s odpověďmi na kampaň |
Ne |
Ne |
Ano |
Ne |
| Výhody |
Jednoduché a rychlé. E-maily odesílá asynchronně server. |
Formátování mailu včetně obrázků je připravováno v prostředí Word. |
O provedené akci je uložen samostatný záznam. E-maily odesílá asynchronně server. |
Automatizovatelnost. E-maily odesílá asynchronně server. |
| Nevýhody |
Pokročilejší html formátování mailů, vkládání obrázků apod. vyžaduje složitý postup s využitím externího html editoru. |
Výsledné zobrazení mailu ne vždy odpovídá tomu, jak to vypadá ve Wordu. Pro větší počet e-mailů nevhodné (do stovek). |
Pokročilejší html formátování mailů, vkládání obrázků apod. vyžaduje složitý postup s využitím externího html editoru. |
Složitější příprava i použití. |
Při jakémkoliv hromadném rozesílání e-mailů je pochopitelně nutné postupovat velice obezřetně, nejprve si e-mail vyzkoušet na vybraném vzorku příjemců dovnitř firmy a pak teprve spustit akci "naostro".
Důvodem pro skutečnost, že většina variantních řešení nepodporuje přílohy v e-mailu je především obecné doporučení, že rozesílané hromadné e-maily by měly být co nejmenší. Je určitě dobré posílat co nejstručnější e-mail s "opatrným" formátováním, který obsahuje odkazy jak na webovou stránku se správně formátovaným obsahem, tak na případné dokumenty, určené příjemcům ke stažení. Pochopitelně toto vyžaduje úzkou spolupráci autorů hromadných e-mailů se správci firemního webu, tedy trochu komplexnější pohled.
Další zdroje informací: kniha Working With Microsoft Dynamics CRM 4.0 (Mike Snyder, Jim Steger, Sonoma Partners), http://blogs.msdn.com/crm/archive/tags/E-mail/default.aspx.