Microsoft Dynamics CRM

 

Kdopak by se CRM klienta pro Outlook bál? 

Posted by Jan Vaněk Wednesday, January 13, 2010 4:53:00 PM

Jednou z největších výhod ale zároveň občas i jednou z nejproblematičtějších oblastí Microsoft CRM je klient pro Outlook. Přesný název tohoto řešení (je to řekněme varianta používání Microsoft CRM) je Klient Microsoft Dynamics CRM pro aplikaci Microsoft Office Outlook. To, aby mohli uživatelé Outlooku velmi jednoduše a přirozeně začít pracovat s CRM řešením zaintegrovaným ve známém uživatelském rozhraní Outlooku, je vykoupeno skrytou složitostí a velkou variabilitou nastavení a provozování tohoto řešení. Ve většině případů se daří docílit bezchybného fungování klienta v Outlooku jemným vyladěním dostupného nastavení ale máme za sebou i případy, kdy se problémy s fungováním Outlooku opakovaně vrací a jen obtížně se hledají jejich příčiny. Nutno ale říci, že mohou plynout také z okolností, za které si často nese zákazník odpovědnost (např. běh pod nepodporovanou edicí Windows, používání nejrůznějších kolizních doplňků pro Outlook, provozování celého řešení bez plnohodnotné integrace do AD, celková „zaneřáděnost“ klientského prostředí, apod.).

Offline nebo online?

Klient CRM pro Outlook existuje ve dvou variantách. První, co si musí každý budoucí uživatel uvědomit a rozhodnout, je způsob práce v Outlooku a potažmo i v integrovaném CRM. Pokud máme stolní, nepřenosný počítač, pak nemá smysl vůbec hovořit o offline verzi. Instalujeme “jen” online verzi, ve které se jakýkoliv záznam v CRM vždy otevírá ze serveru, jsme online připojeni a vidíme aktuální sdílená data.

Pokud jsme vybaveni notebookem, ani pak ale není rozhodnutí jednoznačné. V případě, že pracujeme pouze v kanceláři nebo doma, kde jsme také připojeni k internetu a pokud jsme stejně zvyklí psát v terénu maximálně zápis ze schůzky přímo v Outlooku, pak bych i pro tuto situaci doporučil online verzi. Budeme mít jednodušší život, vyhneme se vyšším nárokům na HW a případným problémům, které offline verze přináší.

Jestliže chceme opravdu využít plný potenciál mobilního CRM a detailní informace o zákaznících potřebujeme mít vždy s sebou, vrhneme se na instalaci offline verze. Tady nás pak čeká o něco víc práce s instalací a nastavením, kterému musíme věnovat více pozornosti.

Instalace

Instalační soubor pro český jazyk instalace najdeme zde. Od 22. 10. 2009 je na této adrese k dispozici instalační soubor, který již obsahuje aktualizaci Rollup 7. Velikost souboru je zhruba 29 MB.


Druhou variantou je možnost kliknout na tlačítko (odkaz) “Klient CRM pro aplikaci Outlook” vpravo na liště prohlížeče Microsoft Internet Explorer. Od aktualizace Rollup 7 se přímo zde nabízí odkaz na instalační soubor klienta pro Outlook ke stažení ze serveru. V tomto případě se ale spustí jen relativně malý (pod 600 kB) instalační program (zavaděč) ClientInstaller.exe, který si potom stahuje z internetu aktuální komponenty potřebné k instalaci.


Klíčový (a v podstatě téměř jediný) dotaz v průběhu instalace určuje, zda se bude jednat o online nebo o offline verzi.

Specifika offline verze

Již při instalaci poznáme, že se instaluje mnohem více komponent než u online verze. Součástí instalace je i lokální databáze (SQL Express), která se v průběhu instalace stahuje z internetu. Nekomplikujme si proto život a instalujme pouze tehdy, jsme-li připojeni k internetu. Stejně tak se musí nainstalovat lokálně i minimalistická verze aplikačního serveru, který bude požadavky na CRM data zpracovávat proti lokální databázi.


Instalací ovšem nic nekončí, spíše začíná. Následuje Konfigurace CRM. Je nutné nastavit adresu hlavního CRM serveru, nechat poprvé vytvořit lokální databáze a posléze je naplnit replikovanými daty. Vývojáři v Redmondu si vzali za své zjednodušení těchto kroků a tak v aktuální verzi instalačního programu lze po vlastní instalaci jednoduše spustit Outlook a ten sám nabídne průvodce konfigurací. Zadáváme pouze internetovou (URL) adresu CRM serveru.

Ani po ukončení konfigurace nám však práce nekončí. CRM v Outlooku sice můžeme spustit, ale čeká nás ještě první synchronizace s Outlookem, tedy naplnění lokální CRM databáze Vašimi daty z CRM serveru a první synchronizace vybraných informací s Outlookem.


Synchronizace s Outlookem

Je potřeba si uvědomit, že mezi CRM serverem a vaším lokálním počítačem dochází vlastně k dvojí synchronizaci:

  •  k synchronizaci mezi CRM databází na serveru a CRM databází na klientovi

Obsah této synchronizace lze ovlivnit nastavením filtrů v položce nastavení  Změnit skupiny místních dat. Zvlášť bych upozornil na e-maily a přílohy e-mailů. Osobně si nemyslím, že je účelné je replikovat znovu na klienta a tato data obvykle z replikace vylučuji. Dále je podstatné si uvědomit, že jako výchozí nastavení většiny synchronizovaných entit je použit filtr “Moje data” (moje kontakty, moje příležitosti, moje obchodní vztahy, …). Občas je potřeba toto nastavení změnit. Pozor ale na to, pokud celkový počet kontaktů apod. přesahuje jednotky tisíc. Pak asi není na místě je do Outlooku posílat všechny ale zvolit vhodný filtr.

  • k synchronizaci mezi CRM a vybranými složkami Outlooku

I tato synchronizace je ovlivněna nastavením, tentokrát zatržením variant v Možnostech, karta Synchronizace. Doporučuji zhruba toto nastavení:

Z praktického hlediska je vhodné nastavit spíše méně synchronizovaných dat než více.


První synchronizaci nebo přechod do offline režimu spouštějte rozhodně jen tehdy, jste-li připojeni k CRM serveru v rychlé lokální síti v kanceláři. Po prvotní synchronizaci již bude CRM samo detekovat změněné záznamy (ať už na serveru nebo v offline režimu Outlooku) a při novém požadavku na synchronizaci bude přenášet pouze změněné záznamy, což se ocení zejména v terénu, kde je rychlost připojení řádově pomalejší než v lokální sítí.

Změny v posledních verzích – Rollup 7 a Rollup 8

Pro jistotu zde uvádím čísla jednotlivých aktualizací, která uvidíte, pokud si necháte zobrazit informační stránku “O aplikaci”. V Outlooku na této obrazovce uvidíte čísla verze na serveru i na klientovi. Měla by být pokud možno stejná, aktuálně takto:

  • Rollup 1 - 4.00.7333.1113
  • Rollup 2 - 4.00.7333.1316
  • Rollup 3 - 4.00.7333.1408
  • Rollup 4 - 4.00.7333.1551
  • Rollup 5 - 4.00.7333.1644
  • Rollup 6 - 4.00.7333.1750
  • Rollup 7 - 4.00.7333.2138
  • Rollup 8 - 4.00.7333.2542

Z hlediska změn je nejvýznamnější Rollup 7, který se stal novou “výchozí” verzí pro další aktualizace. V oblasti CRM klienta pro Outlook došlo k těmto nejdůležitějším změnám:

  • Pokud klient ztratí připojení na server, pak automaticky přechází do Offline režimu. Po opětovném připojení se automaticky vrací do online režimu.
  • CRM klient se nyní startuje rychleji (lokální data jsou nyní uložena jinde a efektivněji než dříve) a uživatel může pracovat s Outlookem i během natahování doplňku na pozadí.
  • Pokud uživatel zavře svůj notebook a opět ho otevře, měl by jak Outlook tak CRM korektně pracovat bez nutnosti opětovného přihlášení nebo restartu.
  • Synchronizace, označování e-mailů a další akce nyní běží na pozadí a rychleji.
  • Synchronizační proces nyní vypisuje případné problémy na úrovni jednotlivých záznamů. Změny v Outlooku se synchronizují do CRM i v případě když doplněk CRM není aktivní – prostřednictvím Outlook Web Access nebo pokud doplněk je zakázán.
  • Nejčastěji používané složky CRM nyní lze uchopit myší a přetáhnout mezi ostatní oblíbené složky. Uživatel pak vlastně ani nemusí procházet složky CRM a CRM se tak stane “jen několika nejoblíbenějšími složkami Outlooku”.

Pokud přece jen dojde k problému, prvním dalším krokem by mělo být spuštění programu Diagnostika (Všechny programy – Microsoft Dynamics CR 4.0 – Diagnostika), který by měl nyní odhalit a zároveň vyřešit většinu možných problémů CRM klienta. V extrému ale může pomoci jen kompletní reinstalace klienta.

Máte-li své další zkušenosti či problémy s Outlook klientem, zkuste se s námi i s ostatními podělit v diskusi pod článkem.

ORTEX spol s.r.o.
Comments are closed on this post.