Nedávno jsem slíbil napsat alespoň několik řádků k E-Mail Routeru ve verzi 4. Jen připomenu, že tato komponenta CRM byla ve verzi 3 odpovědná za správné zatřídění došlých mailů do CRM.
Ve verzi 4 má tato komponenta poněkud širší možnosti a uplatnění.
Asi první a nejvýznamnější změnou je fakt, že použití mailingových možností v CRM již není vázáno pouze na MS Exchange, což bylo pro mnoho uživatelů limitující. Je to patrné již z názvu komponenty, kde vypadlo slovíčko Exchange. Současná verze totiž umožňuje pro tzv. „Forward mailbox“ (což je schránka, kde se shromažďují kopie mailů, které je potřeba do CRM zatřídit) použít POP3 přístup a to i v zabezpečené variantě.
Z výše uvedeného také nepřímo vyplývá, že tato komponenta již nemusí nutně ležet na serveru, kde běží MS Exchange, což je zase pozitivní přístup pro mnoho administrátorů.
Abych kompletně postihl změny týkající se E-Mail Routeru, musím také popsat rozšíření možností zpracování příchozích a odchozích mailů, které máme nyní ve verzi 4.0.
Odchozí maily mohou být nyní do CRM řazeny:
a) Přímo pomocí Klienta CRM 4.0 pro Outlook – v tomto případě není zapotřebí E-mail Router (ale také de-facto nelze poslat mail přes webové rozhraní CRM).
b) Prostřednictvím E-mail Routeru, který je schopen maily odeslané přes webové rozhraní CRM předat SMTP agentovi.
Příchozí maily mají tyto možnosti řazení:
a) Opět pomocí Klienta CRM 4.0 pro Outlook – platí stejné podmínky popsané výše.
b) Přes „Forward mailbox“, což je funkcionalita, která byla dostupná již verzi 3.0 (tzn., že je nejprve nutné do schránky uživatele publikovat pravidlo pro kopírování pošty do „Forward mailboxu“, odkud se následně pošta třídí).
c) Přímo – tzn., že E-Mail Router přímo prohledá schránku uživatele a provede příslušné zařazení.
Každý z těchto přístupů má svá pro a proti. Doporučit konkrétní lze jedině dle zvyklostí, nároků a bezpečnostních politik zákazníka. Výhodou je fakt, že konfigurace je individuální pro každého uživatele.
Aby bylo možné postihnout tuto komplexnost také v nastavení E-Mail Routeru, máme nyní k dispozici nástroj E-Mail Router Configuration Manager. Z něj lze vyčíst další výrazný rys E-Mail Routeru a tím je možnost obsluhovat více CRM instalací současně.
E-Mail Router je nyní ve zpracování došlých mailů mnohem inteligentnější. Umí totiž došlé maily zařadit také podle kontextových informací (odesílatele, předmětu…) a nejen podle tracking tokenu (textové značky např. ORTEX:001002), který musel být umístěn v předmětu. Pochopitelně, tracking token funguje stále jako „sázka na jistotu“.